Närvarande: Tom Svensson, Glenn Bardh, Ivar Nilsson, Ömer-Can Sen, Johan Westh, David Gard, Anna Zetterberg och Sören Forsberg.
1. Mötets öppnande:
Tom förklarade mötet öppnat.
2. Val av protokolljusterare:
Till justerare valdes Ömer-Can.
3. Godkännande av Föredragningslista:
Rapporter
Utgifter
Fastställande
av arbetsordning
och
kommunikation
Genomgång
av föreningens struktur
Föreningens
struktur
Hyra extern lokal
GDPR
Hemsida och
Närvarosystem
Beslut baserade på rätt uppgifter
4. Rapporte:
a Ekonomi:
Beslutades satt klubbens ekonomi kvartalsvis.
På klubbens konto: XXX XXX:XX och Sparkonto XXX XXX:XX
Tom hade en idé om att vi borde placera pengarna på ett ställe som kan ge bättre avkastning än bankkonto. Tom och Anna pratar ihop sig tills nästa möte.
Betalande: LML 18, Judo 22, juJutsu 41.
b Judo:
Eddie Lagerqvist, Malte Hamretz och Freja Bronsek deltog Västgötacuppen i Skövde lördagen 8/3 och lyckades ta med sig varsitt brons hem.
c JuJutsu:
Träningsläger i Nässjö med 8st deltagare från klubben söndag
9/3.
Gradering: Filip Norberg 4k.
Tom och
Emil Spörk Tellfjord var i Kungsbacka på
barnkommite-möte söndag 23/2
5. Utgifter:
Nya hyran: 5590:00/mån
Danläger Linköping 1000:-
Resa
till Kungsbacka 850 + 600 i kursavgift
Instruktörsläger
Kungsbacka 1500:-
Årsmöte+diverse utgifter 331:-
Nässjö
läger med 8 deltagare från klubben 3200:-
Västgöta cupen med
3 deltagare 600:-
6. Fastställande av arbetsordning och kommunikation:
Beslutar att skapa en supertextgrupp för styrelsearbetet. David tog på sig uppdraget att sätta upp en sådan.
7. Genomgång av föreningens struktur:
Tom presenterade en ide att skapa ett kommittéer för att avlasta styrelsen och platta ut organisationen. 5 kommittéer föreslogs med 3-5 personer i varje. Det bör finnas med minst 1 ledamot i varje kommitee som kan återkoppla vad som händer till styrelsen, sedan fyller vi på med intresserade medlemmar.
Dessa
kommittéer
skulle då vara:
1.
Ekonomi- och administrationskommitté:
•
Hantera föreningens ekonomi, inklusive budget och bokföring.
•
Ansvara för medlemsregistrering och uppdatering av IdrottOnline.
•
Sköta bidragsansökningar och redovisningar till kommun och förbund.
• Administrera årsmöteshandlingar och rapporter till
myndigheter och samarbetspartners.
• Ha kontakt med banken
och säkerställa att ekonomiska processer fungerar smidigt.
Initialt:
Ivar
och
Glenn.
2.
Lokal- och lokalvårdskommitté:
•
Ansvara för bokning och schemaläggning av träningslokalen.
•
Säkerställa att lokalen är i gott skick och genomföra nödvändigt
underhåll.
• Organisera städning och underhåll av
träningsutrustning.
• Se över säkerheten i lokalen och
hantera eventuella skador eller brister.
• Ansvara för
nyckelhantering och regler kring lokalens användning.
Initialt:
Ivar.
3.
Barn- och ungdomskommitté:
•
Utveckla och förbättra träningar och aktiviteter för barn och
unga.
• Rekrytera och stötta ungdomsledare samt hålla
kontakt med föräldrar.
• Planera och genomföra aktiviteter
som främjar gemenskap och utveckling för unga medlemmar.
•
Arbeta med värdegrundsfrågor och säkerställa en trygg och
inkluderande miljö.
• Fungera som länk mellan styrelsen och
ungdomsverksamheten.
Initialt:
Anna
4.
Evenemangs- och lägerkommitté:
•
Planera och organisera tävlingar, läger och andra
föreningsaktiviteter.
• Samordna logistik kring evenemang,
såsom boende, mat och transport.
• Söka bidrag och
sponsring för att finansiera evenemang och läger.
• Ha
kontakt med externa arrangörer och andra föreningar vid gemensamma
evenemang.
• Skapa en kalender för evenemang och informera
medlemmar i god tid.
Initialt:
Emil
som sammankallande.
5.
Kommunikations- och informationskommitté:
•
Hantera föreningens hemsida och sociala medier.
• Ansvara
för informationsspridning till medlemmar och föräldrar.
•
Skapa och skicka ut nyhetsbrev samt uppdatera anslagstavlor.
•
Marknadsföra föreningen och dess aktiviteter för att locka nya
medlemmar.
• Fungera som kontaktpunkt för media och
samarbetspartners.
Initialt:
Johan.
8. Hyra extern lokal:
Diskuterades återigen möjligen att hyra kampsportsaliansens lokaler i Jönköping för vuxenträning i JuJutsu. Då JuJutsu-klubben Samurai har har lagt ner sin JuJutsu-Kai sektion har de flesta äldre som tränade där börjat träna hos oss, så många att det kan vara intressant att hyra in sig i lokalen i Jönköping. Det påpekades detta kan vara lite känsligt då kommunen har åsikter om de ser tendenser att deras bidragspengar går till aktiviteter i grannkommunen. Vi upplevde detta problemet när vi startade Judoträning i Habo för 40år sedan, både Mullsjö o Habo kommun blev griniga. Men kan avgifterna för de som skulle träna där täcka kostnaden för hyran (estimerad till mellan 12 000 - 18 000 om året) kan detta vara intressant.
9. GDPR:
Efter en kortare diskussion och en presentation av skrivelse rörande GDPR och publicering av tävlingsresultat på svenska judoförbundets hemsida så beslutades att klubben ska fortsätta med nuvarande policy att lägga ut våra protokoll på hemsidan nätet, fast dölja ekonomiska siffror.
10. Hemsida och Närvarosystem:
Mötets deltagare uppmanades att kolla upp laget.se som en ersättning för nuvarande system.
11. Beslut baserade på rätt uppgifter:
Vi behöver vara väldigt tydliga med att alla får samma information, detta framkom extra tydligt i samband med årsmötet då alla information rörande valet av ledamöter inte kom fram till mötet utan endast diskuterats i slutna grupper.
12 Nästa möte:
8/4 kl 20:30.
13. Övriga frågor:
Hänskjutes till nästa möte:
Poängsystem
Med inspiration från Kungsbacka. En gest för att gynna tränare och medlemmar.
Ekonomisk ersättning.
Möjlighet till ekonomisk ersättning om man tar hem mycket pengar till klubben
14. Mötes avslutande:
Tom förklarade mötet avslutat, estimerad tid 1h.
Vid protokollet: Justerat:
___________________ ___________________ ___________________
Ivar Nilsson Tom Svensson Ömer-Can Sen
